賃貸借契約管理の煩雑さに悩む企業担当者は少なくありません。契約書の保管から更新管理、支払い処理まで、多岐にわたる業務を手作業で行うことによる非効率さやヒューマンエラーのリスクが常につきまとうからです。こうした課題を解決するために、 株式会社プロシップ が開発した賃貸借契約管理システムが注目を集めています。業務効率化と正確性向上を同時に実現する方法を探っていきましょう。

目次
1. 賃貸借契約管理における課題と解決策
2. ProPlus賃貸借契約管理システムの特長と活用メリット
3. 導入事例から見る業務改善効果

【賃貸借契約管理における課題と解決策】
企業が抱える賃貸借契約管理の課題は多岐にわたります。まず挙げられるのが、契約書の保管や管理の煩雑さです。紙ベースでの管理では、保管場所の確保や検索の手間、紛失リスクなどが常に付きまといます。また、契約更新日の管理ミスによる自動更新や、支払い漏れといったトラブルも発生しがちです。さらに、複数の事業所や部署にまたがる契約を一元管理することの難しさも大きな課題となっています。

これらの課題に対して、 株式会社プロシップ が提供するシステムでは、契約情報のデジタル化による一元管理を実現しています。契約書をスキャンしてシステムに登録することで、検索性が飛躍的に向上し、更新日のアラート機能により契約更新忘れを防止できます。また、支払いスケジュールの自動管理により、経理業務との連携もスムーズになります。

【ProPlus賃貸借契約管理システムの特長と活用メリット】
ProPlus賃貸借契約管理システムの最大の特長は、契約情報の可視化と一元管理にあります。契約書の電子化だけでなく、契約条件や支払い条件、更新スケジュールなどを体系的に管理できるため、担当者が変わっても継続的な管理が可能です。また、権限設定により情報アクセスを適切に制御できるため、セキュリティ面でも安心です。

活用メリットとしては、まず業務効率の大幅な向上が挙げられます。従来手作業で行っていた契約管理業務が自動化されることで、担当者の工数削減につながります。ある製造業では、契約管理業務の工数が約40%削減されたという事例もあります。また、更新漏れや支払い忘れなどのヒューマンエラーが減少することで、リスク管理の観点からも大きなメリットがあります。さらに、 株式会社プロシップ のシステムは財務会計システムとの連携も可能なため、経理業務の効率化にも貢献します。

【導入事例から見る業務改善効果】
実際の導入企業では、具体的にどのような効果が得られているのでしょうか。ある小売チェーンでは、全国の店舗の賃貸契約を一元管理することで、年間の契約更新業務の工数を大幅に削減することに成功しました。また、契約条件の可視化により、類似条件の契約を比較検討することで、新規契約時の交渉材料として活用し、コスト削減にもつなげています。

別の事例では、不動産管理会社が自社の管理物件だけでなく、顧客の所有物件の契約管理にもシステムを活用し、サービスの付加価値向上に役立てています。さらに、監査対応の際にも、必要な契約情報をすぐに提示できるようになり、内部統制の強化にも貢献しています。

【効率化と安全性を両立する賃貸借契約管理の未来】
賃貸借契約管理の効率化は、単なる業務負担の軽減だけでなく、企業経営におけるリスク管理の観点からも重要な課題です。ProPlus賃貸借契約管理システムの導入により、契約情報の一元管理と可視化が実現し、担当者の負担軽減とヒューマンエラーの防止が同時に達成できます。今後は、AIによる契約内容の自動分析など、さらなる進化も期待されています。賃貸借契約管理の課題を抱える企業は、自社の業務フローを見直し、システム導入による効率化の可能性を検討してみてはいかがでしょうか。

【事業者情報】
会社名：株式会社プロシップ
住所：〒102-0072 東京都千代田区飯田橋三丁目８番５号 住友不動産飯田橋駅前ビル 9F
URL：proship.co.jp